Ekspert annab nõu: kuidas muuta suvine kodukontor nauditavamaks ja produktiivsemaks?

 (3)
Foto on illustreeriv
Foto on illustreerivVida Press

Kuidas võtta niigi lühikesest suvest maksimum ning ühendada meeldiv kasulikuga? Üks võimalus on teha mõni päev tööd tavakontori asemel hoopis kodus, suvilas või maakodus.

Päris paljude ametite – olgu see siis raamatupidaja, IT arendaja, disainer või hoopis ajakirjanik - töö on oma iseloomult selline, kus kaheksast viieni kontoris istumine otsest lisaväärtust ei loo.

Näost näkku kohtumisi ja olulisi koosolekuid tarkvara veel täielikult asendada ei suuda, kuid siingi saab hädapärast hakkama, kasutades näiteks Skype’i.

„Kiire ja suurt osa Eestist kattev 4G mobiilne internet, videokonverentsi lahendused ja terve rida teisi koostöötamise e-keskkondi võimaldavad täna tööülesandeid täita pea kõikjal ning endale sobival ajal,“ selgitab Telia Eesti internetilahenduste ja kõneside teenuste juht Mart Objartel.

„Kõik see muudab distantsilt töötamise mugavaks ja lihtsaks ning seetõttu on üsna loomulik mõned päevad vahelduse mõttes kontorist väljas töötada.“

Millele tasub kodukontoris töötamisel tähelepanu pöörata?

- Mõtle eelnevalt, kas kõik vajalik on kaugtöö jaoks olemas?

- Hangi endale korralikud mikrofoniga kõrvaklapid. Udusest veebikaamera pildist palju olulisem on kvaliteetne heli. Kui Sinu vestluspartnerid Sind ei kuule, heli sahiseb ja kajab, ei tule koosolekust midagi välja. Kvaliteetne heli on olulisem kui hea pilt.

Seotud lood:

- Kui plaan on töötada maakodust või suvilast, siis tõenäoliselt ei ole seal interneti püsiühendust. Seega tuleks hinnata, kas (mobiili) levi on piisavalt hea, et see võimaldaks ka üle video reaalajas pilti jagada. See on oluline eeskätt siis kui koos esitlust või dokumenti koostatakse. Kehva levi korral võib abi olla välisest antennist ja eraldi 4G ruuterist, kuhu sisse saab võtta eraldi 4G interneti lisa-SIM-kaardi.

- Meeles tasub pidada, et kaugtöö korral kipub enamik inimesi hoopis üle töötama ja kontorist eemal viibimist pikkade ületundidega kompenseerima.

Seega tasuks endale seada selged ruumilised ning ajalised piirid töö ja vaba aja vahele, et üks teist päris ära ei sööks.

Mida saab kodukontoris töötamise edendamiseks teha tööandja?

Esmalt vajab tööaja ja -koha suhtes suurema vabaduse andmine mõttemalli muutust nii tööandja kui juhi poolt. Eesmärk ei peaks olema tööl käimine, vaid kokkulepitud tulemuse ja eesmärkide saavutamine. Kindlasti eeldab selline lähenemine vastastikust usaldust.

Kui ettevõttel on siseveeb, ühine võrguketas või muu tehniline lahendus, millele peab ligi pääsema ka väljastpoolt kontorit, tuleks luua kohtvõrgu lahendus, mis tagab töötajatele turvalise ligipääsu dokumentidele ja töövahenditele ka väljaspool kontorit.

Võimalusel peaks koosolekuruum olema varustatud ajakohase videokonverentsi seadmega. Sellisesse koosoleku ruumi saab video-kõnega sisse helistada ka arvutist või nutitelefonist ja kõik osalised ei pea ilmtingimata füüsiliselt kontoris olema.

Kui Sa veel pole oma igapäevatöö organiseerimiseks ja kommunikatsiooni parandamiseks kasutusele võtnud digitaalseid abimehi, siis alustamiseks soovitab Mart Objartel populaarsemaid tööriistu.

Sobivad tööriistad info jagamiseks ja igapäevaseks suhtlemiseks:

Online.ee keskkond on täna väärt abiline tuhandetele väikefirmadele ja eraisikutele. Lisaks e-posti haldamise võimaldab keskkond hallata kontakte, teha märkmeid ning konto sidumisel oma mobiilinumbriga omada ülevaadet kõigist oma SMS-idest ja telefonikõnedest. Samuti saab keskkonnas mugavalt SMS-e saata ja ühe hiireklõpsuga telefonikõnesid alustada.

Lisaks kõigele eelnevale pakub Online Pilv võimalust oma dokumente, videosid ja fotosid turvalises pilvekeskkonnas hoida.

Slack – väga mugav meeskondadele mõeldud ja lihtne viis kolleegidega suhtlemiseks ning info jagamiseks. Kõigele lisaks lihtne kasutada.

Fleep – sõnumirakendus oma kõikide vestluste toomiseks mugavalt ühte kohta; ühendab e-posti ja vestlused ühte keskkonda

Lahendused, mis sobivad planeerimiseks ja koostööks:

Trello – veebipõhine planeerimise ja koostöö korralduse vahend, mida on lihtne kasutada ja mis pakub erinevaid võimalusi.

Asana – planeerimise ja koostöö korralduse vahend, mis annab hea ülevaate projektidest.

Clanbeat – loob struktuuri meeskonna heaolu mõõtmiseks ja eesmärkide jälgimiseks; eriti oluline, kui tiimi liikmed on üksteisest füüsiliselt kaugel. Ideaalne töörist juhile.

Koostöötamise vahendid:

G-Suite – e-post, dokumendihaldus, kalender, veeb (kõik-ühes-lahendus ettevõttele)

Office 365 – e-post, dokumendihaldus, kalender (kontoritarkvara oma tuntud headuses)

Deekit – veebipõhine digitaalne tahvel, mis aitab kaasa üle veebi peetavatele koosolekutele.

Müügitarkvara:

Pipedrive – veebipõhine (+ äpp) müügitarkvara

Kokkuvõtteks

Mitmed uuringud ja reaalsed kasutuslood näitavad, et suurem vabadus suurendab töötajate heaolu ja see omakorda on tihedalt seotud klientide heaoluga. Lisaks pigem suureneb kui väheneb produktiivsus, kuna kodukontoris on võimalik segamatult keskenduda. Juhid, andke oma töötajatele rohkem vabadust – ja töötajad, küsige!

Saada vihje, foto või video!
Saada vihje
Jälgi meid sotsiaalmeedias